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Dispositions relatives au CoronavirusMise à jour 20/05

Depuis le 16 mars, Sciences Po Bordeaux a activé son Plan de continuité d’activité et fermé ses locaux, jusqu’au 11 mai 2020. L’activité de l’établissement s’est poursuivie à distance durant toute cette période.

Sciences Po Bordeaux organise le retour progressif de ses services au sein de l’établissement. Le plan de reprise des activités sur site (PRAS) est élaboré avec le souci premier de préserver la santé des personnels et des étudiants, en tenant compte des consignes sanitaires émises au plan national. De fait ce plan fait l’objet d’un suivi et d’une adaptation en continu.

Télécharger le PRAS

Principes généraux

Les principes de base applicables au terme de la période de confinement et jusqu’à nouvel ordre sont les suivants :

  • Privilégier l’activité à distance dès lors que la présence dans l’établissement n’est pas indispensable. Seules les activités prioritaires pour l’accomplissement des missions fondamentales de l’établissement et dont la réalisation serait facilitée ou plus efficiente sur site sont autorisées au sein de l’établissement. Au-delà de son fonctionnement propre, notre établissement doit assumer sa part, en responsabilité, dans la limitation générale des flux de personnes, facteur essentiel de la propagation virale, en limitant au strict nécessaire les déplacements de ses personnels et usagers.
  • Protéger et maintenir à distance autant que possible les personnels suivants :
    • Les agents malades ou présentant une fragilité/vulnérabilité particulière au COVID 19.
    • Les agents devant se déplacer sur de longues distances et/ou en transports en commun.
    • Les agents confrontés à des problématiques de garde d'enfants [incertitudes quant aux capacités d'accueil scolaire].
  • Permettre, si la présence d’agents est requise, le recours à des modalités aménagées afin de limiter les déplacements et/ou la co-activité dans les locaux : mix hebdomadaire ou journalier de travail sur site et à distance, travail sur site par roulement, etc.
  • Soumettre l’accessibilité aux locaux à l’autorisation expresse de la direction [Direction / Secrétariat général].
  • Contrôler les flux entrants et sortants et les circulations internes au bâtiment.
  • Rappeler et faire respecter les recommandations et mesures sanitaires du gouvernement (distanciation sociale, gestes barrières, port d’équipement de protection individuelle, comportements en cas de symptômes, etc.).
  • Assurer le nettoyage régulier des locaux. Les protocoles d’entretien seront établis conformément à l’avis du 24/04/2020 du HSCP (chap. 12 et 17 notamment).
  • Occuper les espaces du bâtiment de manière à limiter les circulations et à favoriser la distanciation physique.

Modalités d’accès au bâtiment

L’accès aux locaux de l’établissement sera contrôlé à compter de la période de déconfinement. Il sera autorisé en fonction de la nécessité du service, de l’activité et de l’état de santé de la personne désireuse d’accéder aux bâtiments. Dans tous les cas, il conviendra de veiller à réduire au maximum les interactions entre les personnels (exemple : téléphoner à un collègue et non pas aller le voir, se réunir qu’en cas d’absolue nécessité et privilégier les visio, y compris sur site, ne pas déjeuner à plusieurs, etc.).

Pour mémoire, les missions et les activités pédagogiques en présentiel restent suspendues jusqu’à nouvel ordre. La reprise des déplacements des personnels sera fonction des instructions gouvernementales et soumise dans tous les cas à l’autorisation de la direction. Les dispositifs de communication à distance doivent être privilégiés.

Périmètre de mise en œuvre

Le plan de reprise d’activité sur site est applicable à l’ensemble des personnels et usagers de Sciences Po Bordeaux, ainsi qu’à toutes les structures hébergées : UMR CNRS CED et LAM, IFAID, IDAF, Forum Urbain, Chaires, Aquimob, CASS, Middlebury, CROUS, etc.

Étudiants

Les étudiants ne seront pas autorisés à revenir à Sciences Po Bordeaux jusqu’à la rentrée universitaire de septembre 2020.

Cette mesure est applicable également dans le cadre des examens et des inscriptions qui devront être réalisés dans toute la mesure du possible en ligne et à distance.

Les seules exceptions à ce principe sont :

  • Les étudiants ayant l’obligation de récupérer une pièce administrative auprès d’un service de l’établissement, uniquement si cette pièce ne peut lui être adressée de manière dématérialisée. Toute sollicitation en ce sens devra se faire à distance et sur rendez-vous préalable : la récupération du document sollicité s’opérera au niveau de l’accueil.
  • Les étudiants autorisés à emprunter des ouvrages, du matériel informatique, ou tout autre équipement permettant de favoriser les conditions d’études. Toute sollicitation en ce sens devra se faire à distance et sur rendez-vous préalable : la récupération du document/matériel sollicité s’opérera selon un protocole sécurisé. 
  • Le cas échéant, les étudiants exceptionnellement convoqués par la direction pour toute question pédagogique ou disciplinaire urgente. 
  • Les étudiants devant rendre des ouvrages ou du matériel avant leur départ de l’établissement. Un protocole spécifique de dépôt limitant les contacts et incluant une mise en quarantaine des ouvrages/matériels ainsi récupérés, sera mis en œuvre avec les services concernés (bibliothèque et DSI).
  • Les étudiants isolés et logés en cité universitaire (en capacité de l’attester) : afin de permettre à ces étudiants de bénéficier d’un cadre d’étude plus confortable et conforme aux normes de distanciation, l’accès à un espace d’étude est en cours de réflexion.

Pour le cas particulier de la formation continue (Sciences Po Bordeaux et IFAID), aucune activité n’est en principe autorisée avant le 02/06.

La reprise éventuelle d’activités de formation continue ne sera possible qu’après évaluation de la situation sanitaire générale et établissement d’un protocole de sécurité spécifique garantissant le respect des recommandations et mesures sanitaires.

Les doctorants ne seront autorisés à reprendre leurs activités dans les locaux que si celles-ci ne sont pas réalisables à distance et après autorisation de la direction de l’établissement. Les UMR veilleront à ce que les bureaux affectés aux doctorants soient utilisés de façon conforme aux normes de distanciation et imposeront en tant que de besoin une présence par roulement à cette fin. Les demandes d’accès aux ressources documentaires seront adressées au service de documentation qui les traitera selon un protocole adapté.

Enseignants, chercheurs (y.c. ATER et post-doctorants)

Compte tenu de l’arrêt des activités d’enseignement en présentiel, les enseignants ne pourront pas accéder au bâtiment rouvert après le confinement. En cas de nécessité impérieuse (réunion ou jury en présentiel, accès à la documentation, accès internet de qualité, utilisation de copieurs/scan, etc.), un accès ponctuel pourra être autorisé par la direction, mais restant conditionné à la mise en œuvre des recommandations et mesures sanitaires officielles. Les demandes d’accès aux ressources documentaires seront adressées au service de documentation qui les traitera selon un protocole adapté.

De même, pour les chercheurs, l’accès aux locaux sera soumis à l’autorisation préalable du DU et de la direction de Sciences Po Bordeaux. L’accès aux bureaux devra être limité au strict nécessaire. Les chercheurs pourront accéder ponctuellement et sous condition à leur bureau en cas de nécessité impérieuse. Les demandes d’accès aux ressources documentaires seront adressées au service de documentation qui les traitera selon un protocole adapté.

Les personnels exerçant sur site devront prendre en charge leur restauration. Le CROUS n’assurera aucune restauration sur place ou à emporter. Les distributeurs automatiques seront également hors-service. Les espaces de convivialité (salle de restauration des personnels, etc.) ne pourront être utilisés que dans le strict respect des gestes barrières et des règles de distanciation, afin de réchauffer des plats ou de préparer des boissons chaudes. Il appartiendra à chaque agent à cette fin d’assurer les mesures barrières et de désinfection concernant les ustensiles et appareils utilisés. En cas de nécessité, la salle à manger de la cafétéria pourra être mise à disposition pour faciliter la distanciation physique.

Personnels BIATSS

Les chefs de service seront chargés d’identifier les agents devant être présents sur site pour nécessité impérieuse de service, en privilégiant dans toute la mesure du possible le télétravail. Ils établiront une planification des présences, en veillant à ce que celles-ci soient conformes aux principes généraux (cf. point 1). Pour planifier une éventuelle reprise en présentiel, les chefs de service porteront une attention particulière aux difficultés spécifiques des personnels (transports, école, crèche, santé, etc.) ainsi qu’aux souhaits des agents désireux de revenir travailler en présentiel (situation de télétravail dégradée, agent en ASA, etc.). Les personnels BIATSS qui ne pourraient pas remplir leurs obligations de service à distance seront autorisés, sur avis préalable de leur chef de service et après autorisation de la direction, à revenir sur leur lieu de travail, ainsi qu’en priorité, les personnels remplissant l’une des missions essentielles inscrites au plan de continuité d’activité.

Les chefs de service s’attacheront, avec l’appui du service patrimoine, à mettre en place les mesures permettant de favoriser la distanciation sociale dans les bureaux (distance minimum d’un mètre entre les agents) et d’adapter l’activité et l’environnement de travail en tant que de besoin afin de préserver la santé et la sécurité des agents.

En cas de doute sur la vulnérabilité ou l’état de santé physique/mentale d’un agent, les chefs de service en aviseront sans délais le service RH afin de recueillir l’avis du médecin de prévention.

Les situations de travail à distance mises en place en urgence dans le cadre du confinement feront l’objet d’une évaluation régulière visant à améliorer pour les agents concernés le confort et l’organisation du travail à distance. Des mises à niveau d’équipements seront proposées en ce sens par la DSI. 

Les personnels exerçant sur site devront prendre en charge leur restauration. Le CROUS n’assurera aucune restauration sur place ou à emporter. Les distributeurs automatiques seront également hors-service. Les espaces de convivialité (salle de restauration des personnels, etc.) ne pourront être utilisés que dans le strict respect des gestes barrières et des règles de distanciation, afin de réchauffer des plats ou de préparer des boissons chaudes. Il appartiendra à chaque agent à cette fin d’assurer les mesures barrières et de désinfection concernant les ustensiles et appareils utilisés. En cas de nécessité, la salle à manger de la cafétéria pourra être mise à disposition pour faciliter la distanciation physique.

Autres usagers et entreprises extérieures

Le bâtiment sera interdit d’accès à tout public occasionnel, sachant qu’aucune conférence, colloque, manifestation sportive ou événement culturel ne sera en principe autorisé au sein de l’établissement jusqu’en septembre 2020.

Les entreprises extérieures devant à nouveau intervenir dans les bâtiments ou sur les campus du fait de la réouverture de Sciences Po Bordeaux devront adapter leurs procédures de manière à préserver la santé de leurs salariés mais également des personnels de l’établissement (chantiers, nettoyage des locaux, livraisons de consommables, maintenance technique, etc.).

Les plans de prévention encadrant la co-activité devront être modifiés en conséquence avant la reprise de l’activité dans les bâtiments. Le PCSI sera informé préalablement à toute intervention dans les locaux techniques de l’établissement (machineries ascenseur, chaufferies, etc.) et pourra contrôler le respect des mesures sanitaires.

Phasage du plan de reprise d'activité sur site

Ce phasage sera évalué périodiquement et sujet à ajustements en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Phase 1A

Phase 1B

Phase 2

Phase 3

Semaine 20 : du 11/05 au 15/05

Semaine 21 et semaine 22 : du 18/05 au 31/05

Semaine 23 à semaine 30 : du 02/06 au 24/07

À compter de la semaine 34 : 17/08

La présence sera limitée, sauf exception dûment autorisée, aux services techniques, pour l’entretien, le nettoyage du bâtiment, la préparation des EPI, et la remise en service des équipements.

 

La journée du jeudi 14/05, le bâtiment sera ouvert aux services, de 9h à 17h, sous conditions et sous réserve de nécessité de service, afin de faciliter la poursuite des activités à distance et/ou de préparer la reprise de certaines activités sur site.

Ouverture partielle du bâtiment sur une plage journalière et horaire réduite.

 

Lundi, mardi, mercredi de 9h à 17h.

 

Accès aux personnels, sous conditions et sous réserve de nécessité de service, afin de faciliter la poursuite des activités à distance et/ou de préparer la reprise de certaines activités sur site. Le télétravail doit être privilégié.

 

Les équipes techniques interviennent sur l’ensemble des jours ouvrés.

Ouverture du bâtiment sur une plage horaire réduite.

 

Du lundi au vendredi de 8h à 18h.

 

Accès aux personnels, sous conditions et sous réserve de nécessité de service, afin de faciliter la poursuite des activités à distance et/ou de préparer la reprise de certaines activités sur site. Le télétravail doit être privilégié. Activités de formation continue envisageables, sous réserve d’évaluation et d’autorisation préalables.

 

Les équipes techniques interviennent sur l’ensemble des jours ouvrés.

Réouverture administrative de Sciences Po Bordeaux.

 

Les conditions dans lesquelles se fera cette réouverture s’appuieront sur les orientations fixées durant l’été par le Gouvernement et feront l’objet d’une communication dédiée le moment venu.

 

La phase 2 définie précédemment sera mise à profit pour préparer la phase 3 pour l’ensemble des activités de l’établissement au fil des précisions apportées par le MESRI notamment.

Organisation des flux et accès aux locaux

  • L’accès au bâtiment devra être strictement et en permanence contrôlé dès la reprise de l’activité par tout moyen approprié (interne ou externe). L’absence totale de public dans les locaux permettra de fermer les accès secondaires habituellement ouverts en ne laissant praticables que les issues de secours, facilitant ainsi le contrôle de l’accès au bâtiment et le nettoyage régulier des surfaces et poignées de portes.
  • L’accès au bâtiment se fera uniquement par l’entrée principale, en se signalant à l’accueil lors des entrées et sorties.
  • Les autres issues seront tenues fermées et verrouillées [le verrouillage des portes n’interdit pas leur utilisation en cas d’évacuation en urgence – barre anti-panique].
  • Les salles et locaux techniques ou sanitaires non utilisés seront tenus verrouillés.
  • Aucune installation ne pourra être mise à la disposition d’un tiers sans autorisation de la direction.

Entretien des locaux

Les prestations de nettoyage seront adaptées en amont et lors de la reprise de l’activité afin de permettre le retour des personnels dans un environnement conforme aux standards d’hygiène requis par la situation sanitaire. Les protocoles ont été établis par le service d’entretien sur la base des recommandations du Haut Conseil de Santé Publique, dans son avis rendu le 24/04/2020.

L’équipe d’entretien interviendra en amont de la reprise d’activité sur site pour procéder à un nettoyage général du bâtiment. Elle sera présente au quotidien, au moins une heure avant l’ouverture aux services afin de réaliser les opérations de nettoyage préalable des surfaces et points de contacts. Elle sera destinataire des prévisions de présence des agents transmises par les chefs de services afin de renforcer le nettoyage récurrent des locaux occupés. Du matériel d’hygiène (gants, masques, lingettes nettoyantes, etc.) sera mis à disposition en fonction des activités et besoins des différents services, afin que les agents puissent opérer en tant que de nécessaire un nettoyage complémentaire de leurs équipements de travail. 

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